Si vous lisez cet article, c’est que vous avez déjà certainement entendu parler du cahier des charges. Certains projets print ou digitaux ne demandent qu’un simple brief concis. Mais dès que votre demande est plus importante (comme la création d’un site internet complexe), votre agence de communication vous demandera généralement un cahier des charges. Qu’est-ce que c’est ? Comment le construire ? Nous répondons à vos questions !
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Le cahier des charges est un document qui doit être remis à votre agence de communication. Il permet de créer une synthèse de toutes les demandes et les objectifs concernant un projet. Qu’il s’agisse donc d’un logo, d’un site web ou encore d’une charte graphique complète, l’agence peut vous demander de regrouper toutes vos attentes dans un seul et même document. Plusieurs fonctions découlent donc du cahier des charges :
- définir l’objectif final
- décrire le contexte et les contraintes techniques
- déterminer les attentes
- préciser le fonctionnement du projet
- identifier les interlocuteurs et les personnes mises à contribution
- répartir les tâches de ces intervenants
- détailler le budget…
Comment construire un cahier des charges ?
La présentation
L’agence ne connaît pas forcément tous vos services et valeurs. C’est pourquoi il est essentiel de lui fournir un descriptif de votre entreprise pour qu’elle puisse mieux vous situer dans le marché et créer une solution adaptée à votre domaine.
La contextualisation
Si vous souhaitez développer un projet de communication, c’est parce que vous voulez soulever une problématique ou prévenir d’une éventuelle baisse de cadence commerciale. En contextualisant ainsi votre demande, vous permettez à l’agence de définir plus précisément vos demandes et vos objectifs. Elle vous proposera alors une solution adaptée à vos attentes. Pour vous aider, vous pouvez utiliser la fameuse méthode QQOQCP qui vous incitera à répondre aux questions « Quoi ? », « Qui ? », « Où ? », « Quand ? », « Comment ? » et « Pourquoi ? ».
Les objectifs
Afin de préciser davantage vos attentes, il faut que vous estimiez dans ce cahier des charges les objectifs que vous souhaitez atteindre à court, moyen et long terme grâce à ce projet. Parfois ces objectifs seront plus ou moins réalisables, c’est pourquoi l’agence de communication vous conseillera tout au long de votre collaboration. Ainsi, plusieurs objectifs doivent être mis en avant :
- financiers : chiffre d’affaires, nombre d’abonnés, nombre de ventes…
- analytiques : trafic, impressions, nombre de vues…
- commerciaux : nombre de contacts, nombre de prospects, nombre d’appels…
Le cadre
Votre demande doit s’inscrire dans un cadre spécifique : temporel, technique, géographique… Même si vous avez déjà évoqué les contraintes techniques au début du cahier des charges, il est important de les préciser à nouveau dans une partie dédiée.
Le fonctionnement
Le projet doit également répondre à vos attentes techniques. Par exemple, pour un site internet avec un back-office, vous devez lister vos besoins en terme de fonctionnalités. Cela peut ainsi être en rapport avec la connexion, l’espace membre, la communication interne, etc. Il s’agit de la partie la plus technique et la plus précise. Il est également important de les classer par ordre d’importance puis de les détailler selon la finalité, les contraintes et les fonctions. Vous pouvez rédiger cette partie dans un tableur pour faciliter la compréhension.
Le visuel
Ce chapitre peut être facultatif si vous laissez carte blanche à l’agence de communication. Vous avez tout de même la possibilité de préciser vos attentes visuelles du projet. Cela peut prendre une forme très conceptuelle en expliquant ce que vous souhaitez mettre en avant en terme de valeurs et de qualités d’entreprise. Parfois, vous aurez des idées bien plus précises concernant la colorimétrie, la typographie, etc… Notez cependant qu’il est important de fournir votre charte graphique à l’agence si vous en possédez une. Comme expliqué dans un article dédié, la charte graphique permet de garder une cohérence entre vos différents supports de communication.
Déléguer la rédaction du cahier des charges
Le cahier des charges peut ainsi sembler complexe et chronophage en fonction de votre projet, d’autant plus si vous n’avez pas d’équipe spécialisée au sein de votre entreprise. Sachez que votre agence peut tout de même établir elle-même votre cahier des charges, à condition que vous puissiez répondre avec précision et réactivité à ses questions.
